La reciente entrada en vigor el lunes 2 de diciembre de la Normativa que exige la implementación del Registro de Viajeros en todos los establecimientos turísticos (Real Decreto 933/2021) ha generado múltiples dudas y desafíos entre los operadores del sector. Más allá de su impacto operativo, esta regulación plantea algunas preguntas sobre cómo cumplir con los requisitos legales sin vulnerar los derechos fundamentales relacionados con la protección de datos. Este artículo aborda las claves de esta normativa, los pasos para implementarla correctamente y las implicaciones en materia de privacidad.
¿Qué es el Registro de Viajeros y a quién afecta?
El Registro de Viajeros es una herramienta que permite a las autoridades recopilar información sobre las personas alojadas en establecimientos turísticos. Este registro no es nuevo, pues desde hace años los alojamientos tienen la obligación de comunicar determinados datos de sus huéspedes a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado. Sin embargo, las novedades en la normativa buscan uniformizar este proceso, ampliando su alcance a todo tipo de establecimientos turísticos, incluidos los apartamentos turísticos y otras modalidades de alojamiento alternativo.
La normativa establece que cada establecimiento debe registrar, de forma digital o en papel, información básica del viajero: nombre completo, documento de identidad, nacionalidad, fechas de entrada y salida o el nacimiento. Este registro debe ser accesible para su consulta por parte de las autoridades en caso de necesidad.
Impacto en el sector turístico
Muchos establecimientos, especialmente los pequeños operadores o aquellos que gestionan apartamentos turísticos, no cuentan con sistemas informáticos avanzados para registrar y comunicar estos datos. Por tanto, esta obligación puede suponer una inversión adicional en software o servicios de gestión.
Además, el proceso de recopilación de datos puede resultar incómodo para los viajeros si no se gestiona adecuadamente, afectando la experiencia del cliente. En un sector donde la satisfacción del cliente es crucial, la implementación de estos cambios debe ser lo menos intrusiva posible, con el objetivo de no comprometer la percepción de calidad del servicio.
El reto de la protección de datos personales
Uno de los aspectos más delicados del Registro de Viajeros es su interacción con el Reglamento General de Protección de Datos 679/2016 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales. La recopilación, almacenamiento y transferencia de información personal implica riesgos de seguridad y posibles sanciones si no se cumplen las exigencias legales.
Los datos recogidos son considerados información personal y están sujetos a un tratamiento responsable. Esto incluye garantizar la confidencialidad, evitar el acceso no autorizado y asegurar su destrucción cuando ya no sean necesarios. La normativa es clara: la falta de medidas adecuadas para proteger estos datos puede derivar en sanciones significativas, que van desde los 100 euros en casos leves hasta los 30.000€ cuando se trata de casos de infracción más graves.
Principios clave para cumplir con la normativa y proteger los datos personales
- Licitud, lealtad y transparencia
Los establecimientos deben informar a los viajeros sobre el motivo por el que se recopilan sus datos y cómo serán tratados. Esto implica disponer de una política de privacidad clara y accesible que explique el cumplimiento de la normativa.
- Limitación de la finalidad
Los datos del viajero deben ser utilizados únicamente para los fines establecidos en la normativa. No pueden ser empleados con otros propósitos, como campañas de marketing, salvo que exista un consentimiento explícito del cliente.
- Minimización de datos
Solo deben recopilarse los datos estrictamente necesarios. Solicitar información adicional que no esté amparada por la ley puede interpretarse como un incumplimiento.
- Conservación limitada
Los datos deben almacenarse únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con la obligación legal. Una vez finalizado ese periodo, deben ser eliminados de forma segura.
- Seguridad de los datos
Los establecimientos deben implementar medidas técnicas y organizativas que garanticen la protección de los datos, como sistemas de cifrado, acceso restringido y protocolos de gestión de incidentes.
¿Cómo implementar un Registro de Viajeros conforme al RGPD?
Adoptar un enfoque estructurado es clave para cumplir tanto con la normativa de viajeros como con las exigencias de protección de datos. Estos son los pasos que debes seguir
1. Diseño de un procedimiento interno de cumplimiento
Cada establecimiento debe definir cómo y cuándo recopilarán los datos y cumplir una serie de medidas en relación a los mismos. Esto incluye la identificación de quién será responsable de este proceso y cómo se garantizará la seguridad de la información.
2. Uso de herramientas adecuadas
Existen en el mercado múltiples soluciones digitales diseñadas para facilitar el registro y la comunicación de datos a las autoridades. Estas herramientas suelen contar con funcionalidades de seguridad avanzadas, como el cifrado de datos y la autenticación de usuarios.
3. Formación del personal
El personal encargado del registro debe estar debidamente formado en la normativa de viajeros y en las obligaciones derivadas del RGPD. Esto minimiza el riesgo de errores y asegura un trato adecuado hacia los huéspedes.
4. Redacción de una política de privacidad
Esta política debe estar a disposición de los clientes, y se debe detallar de forma clara y concisa cómo se gestionan sus datos. Es fundamental que sea comprensible para cualquier lector.
5. Auditorías y revisiones periódicas de cumplimiento
Realizar auditorías internas o externas permite identificar posibles debilidades y mejorar los procesos de cumplimiento de medidas de seguridad. Además, las revisiones periódicas aseguran que el establecimiento se mantiene actualizado frente a cambios legislativos.
Consecuencias de no cumplir con la normativa
El incumplimiento de las obligaciones relacionadas con el Registro de Viajeros puede acarrear sanciones significativas. Desde multas administrativas por no registrar o comunicar los datos correctamente, hasta sanciones más graves derivadas de infracciones en materia de protección de datos. Estas últimas pueden alcanzar cifras de hasta 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio anual global, según el RGPD.
Además, una gestión inadecuada de los datos puede afectar la reputación del establecimiento. Los clientes son cada vez más conscientes de sus derechos y esperan que las empresas adopten prácticas responsables en el manejo de su información personal.
El equilibrio entre seguridad y privacidad
El objetivo principal del Registro de Viajeros es contribuir a la seguridad pública, permitiendo a las autoridades realizar un seguimiento más efectivo de los flujos turísticos y actuar frente a posibles riesgos. No obstante, este objetivo no debe entrar en conflicto con el respeto a la privacidad de los viajeros.
Lograr este equilibrio requiere un compromiso por parte de los establecimientos turísticos para implementar las medidas adecuadas y fomentar la transparencia. Al mismo tiempo, es necesario que las autoridades proporcionen pautas claras y apoyo para facilitar el cumplimiento de la normativa.
La obligatoriedad del Registro de Viajeros supone un reto, especialmente para los pequeños operadores del sector turístico, entre los que se encuentran las agencias de viajes, compañías de alquiler de vehículos de motor sin conductor, hoteles, hostales, pensiones, casas de huéspedes, establecimientos de turismo rural o análogos, campings y zonas de estacionamiento de autocaravanas, apartamentos, bungalows y otros alojamientos similares siempre que tengan carácter turístico. Sin embargo, su correcta implementación, acompañada de una gestión responsable de los datos personales, puede convertirse en una ventaja competitiva. Los viajeros valoran cada vez más el compromiso de las empresas con la privacidad y la seguridad.
Adoptar un enfoque proactivo, invirtiendo en formación, herramientas y medidas de seguridad, no solo asegura el cumplimiento legal, sino que refuerza la confianza de los clientes en los servicios ofrecidos. En un entorno donde la regulación y las expectativas de los usuarios evolucionan rápidamente, estar preparado es más que una obligación: es una oportunidad para diferenciarse en el mercado.
¿Qué puede hacer Protection Report por las empresas asociadas?
En PROTECTION REPORT como consultora especializada en el Asesoramiento sobre la Normativa de Protección de Datos, en general, y en establecimientos turísticos o viajes, en particular, te ofrecemos cualquier asesoramiento para cumplir con estas Normativas. Contáctanos para cualquier duda o consulta sobre este tema.
