Cuarenta personas, representantes de empresas de todos los tamaños y autónomos del Sureste de Madrid, se dieron cita ayer en el Centro de Servicios Empresariales de Arganda, sede de ASEARCO.
Acudieron para conocer todas las novedades existentes sobre la Facturación Electrónica y el nuevo Sistema Veri*Factu, a raíz de la publicación en el BOE del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Esta norma aprobaba un reglamento que establece los requisitos que tienen que adoptar los sistemas y programas informáticos que soportan los procesos de facturación de empresarios y profesionales.
La jornada fue presentada por David París, presidente de ASEARCO, y ofreció la ponencia Albert Folguera, experto fiscalista, Coordinador Nacional del Grupo de Expertos en Impuestos Indirectos de la Asociación Española de Asesores Fiscales y socio de la consultoría fiscal y despacho de abogados, addwill.
Ahorro de tiempo, de costes y prevención de la morosidad
Folguera inició su intervención explicando a los asistentes cuáles son los objetivos que se persiguen con la entrada en vigor de este nuevo reglamento. Además de ayudar a que microempresas, pymes y autónomos puedan ahorrar costes y mejorar la competitividad mediante la digitalización, se pretende combatir el fraude fiscal, prevenir la morosidad en las transacciones comerciales. También pretende ofrecer un salto cualitativo en los servicios de ayuda para el cumplimiento de las declaraciones del IVA e impuestos directos.
La factura electrónica
El experto fiscalista continuó su exposición estableciendo las diferencias entre la normativa de Factura Electrónica y la normativa Veri*Factu. En este sentido, hay que tener en cuenta que el proyecto de normativa de Factura Electrónica obligatoria está pendiente de aprobación, y hace referencia a las operaciones B2B entre empresarios. Establece que todos los empresarios deben emitir, transmitir y recibir facturas de otros empresarios en formato electrónico
Se espera que en los próximos meses se apruebe el Reglamento de Facturación Electrónica.
(addwill y ASEARCO organizarán entonces una nueva sesión informativa para explicar a las empresas asociadas las novedades y detalles de este Reglamento de Factura Electrónica).
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¿Cómo han de ser ahora los sistemas informáticos de facturación?
Por su parte, el Reglamento Veri*Factu, ya vigente, indica los requisitos que tienen que tener los sistemas informáticos de facturación. Han de garantizar que los registros no puedan ser alterados sin que el sistema lo detecte y avise; permitir su trazabilidad y el seguimiento de los datos de forma clara. Deberá también permitir la conservación, la accesibilidad y la legibilidad de todos los registros de facturación generados. Por último, tiene que ofrecer la posibilidad de remitir a la AEAT de forma continuada, segura, íntegra e instantánea todos los registros generados.
¿A quién afecta la nueva normativa?
El Reglamento afecta, en general, a todas las empresas que facturen menos de 6 millones de euros (salvo algunos casos que el ponente detalló en su intervención), por todas sus operaciones, siempre que usen programas de facturación (conjunto de hardware y software para expedir facturas). En este sentido, por ejemplo, no se aplicaría en aquellos casos en los que se emiten facturas a mano, con Word o Excel, pero sí en los que se utiliza la información de un Excel para exportarla a otro programa, por ejemplo, de contabilidad, o para otros propósitos de la compañía. (Las empresas que ingresan más de 6 millones de euros ya remiten sus facturas a Hacienda desde 2017 a través del SII, Suministro de Información Inmediata).
Las facturas deberán incluir un Código QR
Albert Folguera explicó los nuevos requisitos para la emisión de facturas completas y simplificadas, es decir, los nuevos componentes que establece el reglamento para garantizar la seguridad y el control de las facturas. Por ejemplo, las facturas expedidas utilizando sistemas informáticos deberán incluir una representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código QR. Si es electrónica, esta representación podrá ser sustituida por el contenido que representa el código “QR”. El reglamento indica que los QR “facilitan la captura y digitalización de la información impresa”, es decir, impiden falsificar registros de facturación.
Tanto si las facturas son electrónicas, como si no lo son, podrán incorporar además la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”, solo en los casos en los que el sistema informático remita todos los registros de facturación a la Agencia Tributaria.
Registros automáticos de facturación de alta y de anulación
El fiscalista explicó de qué manera los sistemas informáticos tendrán que generar automáticamente los registros de facturación de alta y cómo habrán de crear registros de anulación, en caso de que se haya emitido una factura con errores.
Un algoritmo matemático, una huella única para cada factura
Además, indicó los elementos de seguridad que tendrán que añadir los registros de facturación tanto de alta como de anulación. Por un lado, habrán de incluir una huella o “hash” (es decir, un algoritmo matemático único generado por cada factura) y la firma electrónica.
El ponente explicó que los desarrolladores de programas informáticos deberán incorporar por escrito y de modo visible en el sistema informático una “declaración responsable” del cumplimiento de la normativa.
En cuanto a los consumidores y también los empresarios, tendrán la oportunidad de comprobar que las facturas recibidas cumplen con la normativa vigente a través de la web de la Agencia Tributaria o de la aplicación que ponga a su disposición.
Cuenta atrás para adaptarse al nuevo reglamento
Las empresas y autónomos deberán adaptarse a la normativa antes del 1 de julio de 2025. Por su parte, los comercializadores de programas informáticos tendrán que tener listos sus productos con las nuevas indicaciones en el plazo máximo de 9 meses desde que entre en vigor la Orden Ministerial que ofrecerá los detalles técnicos recogidos en el nuevo reglamento.
Albert Folguera finalizó su intervención ofreciendo una serie de recomendaciones a los empresarios asistentes que les permitirá tomar las decisiones más prácticas y eficaces en este próximo salto evolutivo en la gestión digital de los negocios.
El Kit Digital
La jornada fue presentada por David París, presidente de ASEARCO. Durante su intervención, recordó a los asistentes que existe un programa de ayudas, el Kit Digital, que “pueden ser un gran apoyo económico a la hora de contratar soluciones de facturación electrónica. También se ha previsto que se pueda utilizar el kit digital “a la hora de financiar la incorporación de modificaciones en los programas informáticos que sean necesarios para adaptarse al nuevo reglamento”.
En este sentido, ofreció a los asistentes la posibilidad de ponerles en contacto con las empresas proveedoras de soluciones digitales, conocidas como ‘Agentes Digitalizadores’ de la comarca del Sudeste de Madrid. Empresas que se han puesto en contacto previamente con la organización empresarial ASEARCO.
Una vez finalizada la jornada, los representantes de las empresas asistentes participaron en un networking, mientras disfrutaban de un aperitivo y de vino de la Cooperativa Vinícola de Arganda.
